Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza umowa (dalej „Umowa”) jest zawierana pomiędzy Tobą, firmą, która założyła konto w Osimi (dalej „Administrator”), a Filipem Bojdą, prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą Web'Inspir, 11 rue du Bel Air, 93600 Aulnay-sous-Bois, Francja, SIREN 101 943 637 (dalej „Podmiot przetwarzający” lub „Osimi”).

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta i akceptacji Regulaminu; nie wymaga podpisu. Na życzenie udostępniamy ją w formie dokumentu do podpisu przez obie strony.

Osimi przetwarza w Twoim imieniu dane osobowe Twoich klientów i kontrahentów, które wprowadzasz, dyktujesz lub przesyłasz do Usługi, albo które trafiają do niej przez kanały obsługiwane przez agenta (czat dla klientów, rezerwacje, rozmowy telefoniczne, wizyty na budowie, w zakresie Twojej oferty).

Cel: świadczenie Usługi opisanej w Regulaminie, w szczególności przygotowywanie wycen, faktur, rezerwacji, wiadomości do klientów i raportów. Czas trwania: przez okres korzystania z Usługi, do usunięcia danych zgodnie z pkt 8.

Osoby: klienci i kontrahenci Administratora (osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność), osoby kontaktowe u klientów, osoby dzwoniące pod numer obsługiwany przez agenta, osoby obecne podczas wizyty na budowie.

Dane: imię i nazwisko lub nazwa, adres, numer telefonu, adres e-mail, NIP, miejsce wykonywania prac, treść zapytań i rozmów (w tym transkrypcje wiadomości głosowych i streszczenia rozmów telefonicznych), zdjęcia i nagrania głosowe z wizyt na budowie wraz z ich transkrypcjami, szczegóły rezerwacji, kwoty wycen i faktur.

Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Zobowiązujesz się ich nie wprowadzać.

• Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, poleceniem jest korzystanie z funkcji Usługi zgodnie z Regulaminem.
• Osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności.
• Stosujemy środki techniczne i organizacyjne opisane w pkt 6.
• Pomagamy Ci w realizacji praw osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw) oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie dostępnych nam informacji.
• Po zakończeniu Usługi usuwamy lub zwracamy dane zgodnie z pkt 8.
• Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwiamy audyt na zasadach z pkt 9.
• Informujemy Cię niezwłocznie, jeśli uznamy, że Twoje polecenie narusza RODO.

Wyrażasz ogólną zgodę na korzystanie przez Osimi z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (m.in. Supabase: baza i pliki w UE; Anthropic: model AI; OpenAI: model AI asystenta Mariusz i transkrypcja głosu; Amazon Web Services (Amazon SES, Frankfurt): e-maile; Resend: zapasowa wysyłka e-maili; Cloudflare: hosting; Stripe: płatności; Expo: powiadomienia push; Microsoft Azure i Telnyx: głos i połączenia agenta telefonicznego; DIDWW: numery i przekazywanie połączeń, UE; Hetzner: serwer agenta telefonicznego, Niemcy; OVHcloud (OVH SAS): zamiana nagrań głosowych na tekst, Francja). Lista jest utrzymywana na bieżąco w Polityce prywatności.

O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego informujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (aktualizacja Polityki prywatności i informacja w aplikacji). Możesz wnieść sprzeciw; jeśli nie dojdziemy do porozumienia, możesz rozwiązać umowę i zaprzestać korzystania z Usługi. Na każdy dalszy podmiot nakładamy obowiązki nie mniejsze niż te wynikające z niniejszej Umowy.

Przekazanie danych poza EOG, do Stanów Zjednoczonych: Anthropic, OpenAI, Telnyx, Stripe, Resend, Cloudflare, Expo (z Apple i Google przy doręczaniu powiadomień push), Google Workspace; a także możliwy dostęp spółek matek z USA dostawców działających w UE (Supabase, Microsoft Azure, Amazon Web Services), odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji o adekwatności (EU-U.S. Data Privacy Framework), zgodnie z Polityką prywatności. DIDWW, Hetzner i OVHcloud przetwarzają dane wyłącznie w UE.

• Szyfrowanie transmisji (TLS) i danych w spoczynku u dostawcy bazy; pliki w prywatnym magazynie dostępnym wyłącznie przez podpisane, czasowe adresy.
• Dostęp do konta kodami dostępu z rozdzieleniem ról (właściciel / zespół), możliwość unieważnienia kodów w każdej chwili z aplikacji.
• Tokeny do systemów zewnętrznych (np. KSeF) przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
• Minimalizacja: agent AI otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do danego zadania; żadne dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Rejestry zdarzeń bez danych osobowych, retencja techniczna i usuwanie zgodnie z Polityką prywatności.

O stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych, które dotyczy powierzonych danych, informujemy Cię bez zbędnej zwłoki od jego stwierdzenia, na adres e-mail konta, podając znane nam okoliczności, zakres i podjęte środki.

Po zakończeniu korzystania z Usługi możesz w każdej chwili pobrać swoje dokumenty (wyceny, faktury) z aplikacji. Dane powierzone są usuwane lub anonimizowane w terminie 90 dni od zamknięcia konta, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami (dokumenty księgowe), te przechowujemy przez wymagany okres bez danych kontaktowych klienta, zgodnie z Polityką prywatności.

Na Twoje pisemne żądanie (kontakt@osimi.pl) przekazujemy informacje o stosowanych środkach i dalszych podmiotach przetwarzających. Audyt na miejscu jest możliwy raz w roku, po uzgodnieniu terminu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w zakresie niezbędnym do wykazania zgodności i bez naruszania poufności danych innych klientów Osimi.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i Regulamin. Odpowiedzialność stron określa Regulamin (§8). Umowa obowiązuje w wersji aktualnej na stronie; zmiany ogłaszamy tak jak zmiany Regulaminu. Kontakt w sprawach Umowy: kontakt@osimi.pl.