Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Filip Bojda, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Web'Inspir (entrepreneur individuel), 11 rue du Bel Air, 93600 Aulnay-sous-Bois, Francja, SIREN 101 943 637. Kontakt w sprawach danych: przez formularz na stronie lub adres e-mail kontakt@osimi.pl (podany także w stopce).

Twoje dane (właściciela firmy i osób z zespołu) przetwarzamy jako administrator, żeby świadczyć Usługę.

Dane Twoich klientów, które wpisujesz albo dyktujesz do Usługi (nazwa lub imię i nazwisko klienta, adres, kontakt, NIP, miejsce prac na wycenie), przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na Twoje polecenie i w Twoim imieniu. Administratorem tych danych jesteś Ty; warunki opisuje umowa powierzenia przetwarzania.

• Dane konta firmy: nazwa firmy, branża, imię i nazwisko właściciela, telefon, e-mail, NIP (opcjonalnie), żeby założyć i prowadzić konto oraz wystawiać faktury (podstawa: umowa, art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Treść rozmów z agentem: wiadomości tekstowe, nagrania głosowe i ich transkrypcje, przesłane zdjęcia i dokumenty, żeby agent mógł wykonać pracę (przygotować wycenę, wystawić fakturę, sklasyfikować dokument) i żeby historia rozmowy była dla Ciebie dostępna (podstawa: umowa). Co z tego trafia do dostawców AI: patrz pkt 4.
• Wizyta na budowie (w Pakiecie Mariusza): zdjęcia, nagranie głosowe z wizyty i jego transkrypcja oraz tytuł, klient i miejsce wizyty, żeby przygotować listę ustaleń do Twojego zatwierdzenia (podstawa: umowa).
• Dokumenty wygenerowane (np. PDF wycen), przechowywane w Twoim archiwum, dostępne tylko po zalogowaniu kodem właściciela.
• Dane z formularzy kontaktowych (nazwa firmy, e-mail, telefon, wiadomość), żeby odpowiedzieć na Twoje zapytanie (podstawa: uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Listy do firm: do niektórych firm budowlanych wysyłamy list pocztowy na adres z publicznego rejestru CEIDG (podstawa: uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). List ma kod QR; odnotowujemy, czy kod został otwarty. Jeśli na stronie z kodu wyrazisz zgodę, kontaktujemy się z Tobą w sprawie Osimi e-mailem lub telefonicznie, na dane kontaktowe firmy z publicznego rejestru (CEIDG, KRS) lub z ogłoszenia albo na e-mail lub numer, który sam podasz (podstawa: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zapisujemy treść zgody, jej datę i skrót adresu IP. Zgodę wycofasz w każdej chwili, pisząc na kontakt@osimi.pl.
• Dane techniczne: logi serwera i liczniki użycia (liczba wiadomości, zużycie modelu AI): bezpieczeństwo, limity anty-nadużyciowe i rozliczenia (podstawa: uzasadniony interes).
• Agent telefoniczny (jeśli go włączysz): numer osoby dzwoniącej, czas rozmowy i krótkie streszczenie przygotowane przez agenta, żeby przekazać Ci sprawę i rezerwację. Nagrania rozmów nie są przechowywane; mowa jest przetwarzana na bieżąco. Numer dzwoniącego usuwamy po 12 miesiącach.
• Czat dla Twoich klientów (link lub kod QR): treść wiadomości Twoich klientów i techniczny identyfikator sesji.
• Aplikacja Osimi na Twoim telefonie przechowuje lokalnie dane sesji (kod dostępu), wiadomości oczekujące na wysłanie bez sieci (w tym nagranie głosowe do chwili wysłania) oraz Twoją decyzję w sprawie zgody na asystenta AI. Nie zbieramy identyfikatorów reklamowych i nie używamy narzędzi analitycznych w aplikacji.
• Zgoda na asystenta AI: data, wersja wyświetlonego tekstu i Twoja decyzja (zgoda, „Nie teraz”, wycofanie), żeby móc wykazać, że zgodę wyraziłeś (podstawa: obowiązek wykazania zgody, art. 7 ust. 1 RODO).

Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Ruch na stronie mierzymy anonimowo, bez identyfikowania Cię: korzystamy z Cloudflare Web Analytics (pomiar bez cookies i bez odcisku przeglądarki) oraz zapisujemy anonimowe zdarzenia na stronie (odsłona strony, kliknięcie przycisku) wraz z językiem, krajem (kod kraju, nigdy adres IP), domeną strony odsyłającej i parametrami kampanii z adresu (utm), bez możliwości powiązania ich z osobą. Żeby policzyć, ile osób odwiedza stronę, dopisujemy do każdego zdarzenia krótki skrót techniczny (hash). Wyliczamy go na naszym serwerze z adresu IP, informacji o przeglądarce oraz losowego ciągu znaków, który zmieniamy codziennie. Ani adresu IP, ani informacji o przeglądarce nie zapisujemy, a losowego ciągu z danego dnia nie przechowujemy nigdzie: po upływie doby takiego skrótu nie da się już odtworzyć ani powiązać z kolejnym dniem. Niczego przy tym nie zapisujemy na Twoim urządzeniu, dlatego ten pomiar nie wymaga Twojej zgody. Dopiero gdy wybierzesz „Zgadzam się”, zapisujemy w Twojej przeglądarce plik cookie osimi_go (losowy identyfikator, 180 dni), dzięki któremu rozpoznajemy Twoje kolejne wizyty; wybór „Tylko niezbędne” ten plik usuwa. Narzędzia reklamowe (piksel Meta i tag Google Ads: mierzą tylko, czy reklama doprowadziła do rejestracji lub zakupu) uruchamiamy wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze; swój wybór zmienisz w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce. Wybór jest zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce. Jeśli wejdziesz z linku z parametrami kampanii (utm) i wybierzesz „Zgadzam się”, na czas otwartej karty zapamiętujemy je w przeglądarce, żeby wiedzieć, skąd przyszła rejestracja. Znikają po zamknięciu karty. Panel firmy zapisuje w Twojej przeglądarce wyłącznie dane sesji potrzebne do zalogowania.

Bezpłatne kalkulatory na stronie (kalkulator VAT na remont i kalkulator rekompensaty): dane, które w nich wpisujesz (kwoty, daty, dane stron wezwania do zapłaty), są przetwarzane wyłącznie w Twojej przeglądarce. Nie wysyłamy ich do Osimi ani do narzędzi analitycznych i nigdzie ich nie zapisujemy. Kalkulator rekompensaty pobiera średni kurs euro bezpośrednio z publicznego API Narodowego Banku Polskiego (api.nbp.pl): Twoja przeglądarka łączy się wtedy z serwerem NBP, który otrzymuje Twój adres IP i zakres dat potrzebny do kursu, ale nie kwotę faktury ani inne wpisane dane.

Agent (asystent) w aplikacji, w panelu firmy i w rozmowach telefonicznych korzysta z modeli AI zewnętrznych dostawców. Przed pierwszym użyciem asystenta w aplikacji prosimy Cię o zgodę; możesz ją w każdej chwili wycofać w aplikacji, w zakładce Firma. Bez zgody aplikacja nie wysyła do AI wiadomości, nagrań ani zdjęć.

• Anthropic (model Claude) przygotowuje odpowiedzi pozostałych asystentów i podsumowuje wizyty na budowie. Otrzymuje: treść Twojej wiadomości (albo transkrypcję nagrania głosowego) razem z ostatnimi wiadomościami z rozmowy; dane Twojej firmy potrzebne do odpowiedzi (nazwa, NIP, adres, telefon, e-mail, godziny otwarcia, cennik lub katalog usług, opis firmy wpisany przez Ciebie); dane Twoich klientów, które podajesz do wycen, faktur i rezerwacji (imię i nazwisko lub nazwa, kontakt, adres, pozycje dokumentu); zdjęcia przesłane w rozmowie (model odczytuje ich treść); przy wizycie na budowie: zdjęcia i transkrypcję nagrania.
• OpenAI (model GPT) przygotowuje odpowiedzi Mariusza i zamienia mowę na tekst. Otrzymuje: w rozmowie z Mariuszem te same dane, które Anthropic otrzymuje od pozostałych asystentów (wiadomość z ostatnimi wiadomościami rozmowy, dane firmy, dane klientów, przesłane zdjęcia); dźwięk wiadomości głosowych i nagrań z wizyty na budowie; przy agencie telefonicznym mowę osoby dzwoniącej, przetwarzaną na bieżąco.
• OVHcloud (OVH SAS, Francja) zamienia na tekst Twoje wiadomości głosowe i nagrania z wizyt na budowie. Otrzymuje: dźwięk nagrania oraz listę nazw z Twojej firmy (pozycje menu, usługi i materiały z Twojego cennika), dzięki której te słowa są zapisane poprawnie. Nie otrzymuje danych Twoich klientów z bazy. Gdy usługa OVHcloud jest niedostępna, nagranie zamienia na tekst OpenAI.
• Agent telefoniczny: odpowiedzi w rozmowie przygotowuje model Anthropic, a głos agenta syntetyzuje Telnyx (głos domyślny) lub Microsoft Azure, na podstawie samego tekstu wypowiedzi agenta.

Dane te przekazujemy wyłącznie po to, żeby agent odpowiedział i przygotował Twoje dokumenty. Zgodnie z warunkami API tych dostawców dane przesyłane przez API nie służą do trenowania ich modeli. Nie przekazujemy im Twojego kodu dostępu, tokenów powiadomień push, identyfikatorów urządzenia, lokalizacji, kontaktów z telefonu ani danych płatniczych. Anthropic i OpenAI przetwarzają dane także poza EOG (USA), na zasadach opisanych w pkt 5. OVHcloud przetwarza nagrania we Francji.

Kiedy prosimy o zgodę. Ekran zgody pojawia się w aplikacji po zalogowaniu właściciela, zanim cokolwiek trafi do AI. Wymienia wysyłane dane, odbiorców i kraj, w którym dane są przetwarzane, i ma dwa przyciski: „Zgadzam się” i „Nie zgadzam się”. Bez zgody aplikacja i nasz serwer blokują wiadomości do asystenta, nagrania głosowe, odczyt zdjęć, wizyty na budowie i włączenie odbierania połączeń. Dokumenty i ustawienia działają dalej. Każdą decyzję zapisujemy z datą i wersją tekstu.

Ochrona równoważna z RODO. Każdy dostawca AI przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA):

• Anthropic PBC (USA): umowa powierzenia włączona do warunków handlowych, ze standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej (DPA, warunki handlowe). Anthropic nie trenuje modeli na danych z API i usuwa dane wejściowe i wyjściowe API w ciągu 30 dni (źródło).
• OpenAI (USA): umowa powierzenia ze standardowymi klauzulami umownymi (DPA). OpenAI nie trenuje modeli na danych z API; dzienniki kontroli nadużyć przechowuje najwyżej 30 dni, a nagrania wysyłane do zamiany na tekst nie trafiają do tych dzienników (źródło).
• Telnyx LLC (USA): umowa powierzenia ze standardowymi klauzulami umownymi (DPA); Telnyx uczestniczy też w EU‑U.S. Data Privacy Framework (lista).
• OVH SAS (Francja), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix: umowa powierzenia przetwarzania danych OVHcloud (DPA). Serwery we Francji (Gravelines), dane nie opuszczają UE. Według OVH treść nagrań nie jest przechowywana po zamianie na tekst ani używana do trenowania modeli.

Źródła sprawdzone 5 października 2026 r., OVHcloud 22 października 2026 r.

Usługa korzysta ze sprawdzonych dostawców technologii:

• Supabase: baza danych i przechowywanie plików; dane są hostowane w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).
• Anthropic: model AI (Claude), który przetwarza treść rozmów, dane firmy i klientów potrzebne do odpowiedzi oraz przesłane zdjęcia, żeby przygotować odpowiedź agenta (szczegóły w pkt 4). Zgodnie z warunkami API Anthropic dane przesyłane przez API nie są używane do trenowania modeli.
• OpenAI: model AI (GPT), który przygotowuje odpowiedzi Mariusza, oraz zamiana mowy na tekst. Treść odpowiedzi nie jest przechowywana po stronie OpenAI; dane mogą być przechowywane do 30 dni wyłącznie w celu wykrywania nadużyć. Zgodnie z warunkami API OpenAI dane przesyłane przez API nie są używane do trenowania modeli.
• OVHcloud: OVH SAS (Francja): zamiana na tekst wiadomości głosowych i nagrań z wizyt na budowie (AI Endpoints); dane w UE, na serwerach we Francji.
• Amazon Web Services: Amazon SES (region Frankfurt, UE), wysyłka e-maili (np. kod właściciela po rejestracji, wyceny i faktury wysyłane do klientów).
• Resend: zapasowa wysyłka e-maili, gdy główny dostawca jest niedostępny.
• Expo: doręczanie powiadomień push do aplikacji. Przetwarzany jest wyłącznie techniczny identyfikator urządzenia (token push) oraz treść powiadomienia; Expo przekazuje je do usług powiadomień Apple (APNs) i Google (Firebase Cloud Messaging), które doręczają je na telefon.
• Microsoft Azure: synteza głosu agenta telefonicznego, gdy wybrany jest głos Azure (zamiana tekstu odpowiedzi na mowę). Przetwarzany jest tylko tekst wypowiedzi agenta.
• Telnyx: operator telekomunikacyjny agenta telefonicznego: odbiera połączenia przekierowane z Twojego numeru i przekazuje dźwięk rozmowy; syntetyzuje też domyślny głos agenta (zamiana tekstu odpowiedzi na mowę). Przetwarza numer dzwoniącego, Twój numer i tekst wypowiedzi agenta.
• DIDWW: DIDWW Ireland Ltd (Irlandia): numery telefonów i przekazywanie połączeń agenta telefonicznego. Przetwarza numer dzwoniącego, Twój numer i dźwięk rozmowy w trakcie połączenia; dane w UE.
• Hetzner: Hetzner Online GmbH (Niemcy): serwer, na którym działa agent telefoniczny: przetwarza dźwięk rozmowy na bieżąco, bez nagrywania; dane w UE.
• Stripe: płatności za abonament. Dane karty podajesz wyłącznie Stripe; Osimi nigdy ich nie widzi ani nie przechowuje.
• Cloudflare: hosting strony, ochrona przed atakami i pomiar ruchu (Web Analytics, bez cookies); przetwarza techniczne logi połączeń (adres IP) przez krótki czas w celach bezpieczeństwa.
• Google Workspace: skrzynka kontakt@osimi.pl, na którą trafiają Twoje wiadomości i zapytania z formularza.

Poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w Stanach Zjednoczonych) dane przetwarzają lub mogą przetwarzać: Anthropic i OpenAI (modele AI), Telnyx (połączenia i głos agenta telefonicznego), Stripe (płatności), Resend (zapasowa wysyłka e-maili), Cloudflare (hosting strony), Expo (a przy doręczaniu powiadomień także Apple i Google) oraz Google Workspace (skrzynka kontakt@osimi.pl). Supabase, Microsoft Azure i Amazon Web Services mają spółki matki w USA, więc dostęp z USA nie jest wykluczony, mimo że korzystamy z ich usług w UE. DIDWW, Hetzner i OVHcloud przetwarzają dane wyłącznie w UE. Podstawą transferów poza EOG są standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz tam, gdzie ma zastosowanie, ramy EU-U.S. Data Privacy Framework. Poza powyższymi podmiotami danych nikomu nie sprzedajemy ani nie udostępniamy.

KSeF (moduł faktur). Jeżeli korzystasz z modułu „Faktury w KSeF”, dane zatwierdzonych przez Ciebie faktur (sprzedawca, nabywca, pozycje, kwoty) są, na Twoje polecenie, przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Twój token KSeF przechowujemy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej i możesz go odłączyć w każdej chwili.

Dane konta i historia rozmów: przez czas trwania umowy. Po zamknięciu konta usuwamy lub anonimizujemy dane osobowe automatycznie w ciągu 90 dni. Konto zamkniesz samodzielnie na stronie osimi.pl/usun-konto (kodem właściciela) albo pisząc do nas z adresu e-mail konta. Wyjątek: dokumenty rozliczeniowe (wyceny, faktury) przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, bez danych kontaktowych klienta.

• Zapytania z formularzy kontaktowych: 12 miesięcy.
• Zgody na kontakt ze strony z listu: do wycofania zgody albo 12 miesięcy bez odpowiedzi.
• Numer dzwoniącego w historii rozmów telefonicznych: 12 miesięcy.
• Zdjęcia i nagrania z wizyty na budowie: 30 dni od zatwierdzenia wizyty (a jeśli nie została zatwierdzona, od jej utworzenia); zatwierdzona lista ustaleń zostaje w archiwum. Usunięcie wizyty usuwa od razu także jej zdjęcia i nagrania.
• Tokeny powiadomień push nieużywane od 6 miesięcy: usuwane.
• Techniczne dzienniki dostarczania wiadomości: 30 dni.
• Anonimowe zdarzenia na stronie: 12 miesięcy.

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wycofania zgody w dowolnym momencie (zgoda na asystenta AI: w aplikacji, w zakładce Firma).

Żeby skorzystać z tych praw, napisz do nas (dane kontaktowe w pkt 1). Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: francuskiego CNIL (organ właściwy dla Usługodawcy) lub polskiego Prezesa UODO.

Dostęp do danych firmy chronią unikalne kody dostępu: osobny dla właściciela, osobny dla zespołu. Kod zespołu daje węższy dostęp: pracownik zawsze widzi rezerwacje albo wyceny, a o tym, czy widzi też dane klienta, adres, telefon, kwoty i zdjęcia, decyduje właściciel w ustawieniach firmy. Faktury, dokumenty PDF i płatności zostają wyłącznie u właściciela. Transmisja danych jest szyfrowana (TLS), dokumenty są przechowywane w prywatnym magazynie plików z dostępem przez krótkotrwałe podpisane linki, a dostęp serwisowy do bazy jest ograniczony do niezbędnego minimum.

O istotnych zmianach polityki poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.